Unser zahnärztlicher Abrechnungsservice kümmert sich kompetent um Ihre Abrechnung, bei Bedarf springen wir kurzfristig ein oder unterstützen Sie gerne auch dauerhaft.
Indem wir uns um Ihre Zahnarzt-Abrechnungen und die Verwaltung kümmern, sorgen wir für effiziente Praxisabläufe – ob bei personellen Engpässen oder Veränderungen der Abrechnungsstruktur – dauerhaft oder kurzfristig.
Sie profitieren dabei von top geschulten Abrechnungsexperten für zahnärztliche Abrechnung bei angemessenen Personal- und Verwaltungskosten. Gleichzeitig vermeiden Sie Personalengpässe oder nicht genutzte Abrechnungspotenziale.
Der Verwaltungsaufwand in Zahnarztpraxen hat in den vergangenen Jahren stark zugenommen. Durch die Auslagerung von kaufmännisch-organisatorischen Tätigkeiten und Verwaltungsaufgaben werden Sie entlastet und können sich auf Ihre eigentliche Arbeit konzentrieren: Sie haben mehr Zeit für Ihre Patienten und deren persönliche Anliegen. Weitere Vorteile für Sie und Ihre Patienten sind die unabhängige Prüfung der Rechnungen und mehr Service.
Achten Sie bei der Wahl des externen zahnärztlichen Abrechnungsdienstleisters darauf, dass die Kosten transparent dargestellt werden. Außerdem ist eine hohe fachliche Expertise der Abrechnungsexperten wichtig. Unsere Mitarbeitenden besuchen regelmäßige Schulungen und haben jahrelange Expertise aus verschiedensten Praxen im Bereich der zahnärztlichen Abrechnung.
Haben Sie Interesse an einer Zusammenarbeit, rufen Sie uns an oder senden Sie uns eine Anfrage über unsere Webseite. Ihr Ansprechpartner ruft Sie dann gerne zurück, um Details Ihres Anliegens zu klären und einige Eckdaten abzufragen. Dazu gehören natürlich welches PVS in der Praxis verwendet wird, ob noch Karteikarten genutzt werden und was die Praxis von uns erwartet.
Wir erstellen daraufhin schnellstmöglich ein passendes Angebot für Sie. Sobald das Angebot unterschrieben bei uns vorliegt, vereinbaren wir einen Termin mit Ihnen, dieser dauert etwa eine Stunde, anschließend können wir den TeamViewer einrichten und ggf. einen Benutzer im PVS. Falls eine VPN-Verbindung gewünscht wird, erledigt das unsere IT-Abteilung.
Übernehmen wir die zahnärztliche Abrechnung dauerhaft oder kurzfristig, belaufen sich die Kosten wie folgt
* Minutengenaue Abrechnung nach Aufwand (monatliche Rechnungsstellung)
Im Einzelnen beinhaltet unser Portfolio folgende Teilleistungen
(einzeln buchbar oder miteinander kombinierbar):
1. Überprüfung und Optimierung der Tageslisten und Behandlungseinträge
Ihre Praxis erbringt und plant tagtäglich Leistungen, die zeitnah abgerechnet werden müssen. Meistens ist für eine genaue Leistungserfassung kaum Zeit. Wir unterstützen Sie bei der Abwicklung der Tageskontrollen und deren Einträge.
2. Erstellung und Abrechnung von Heil- und Kostenplänen und Kostenvoranschlägen
Der Heil- und Kostenplan (HKP) ist die Grundlage jeder Zahnersatz-Versorgung. Das Erstellen der Heil- und Kostenpläne und privater Kostenvoranschläge bedarf bereits in der Planung ein hohes Maß an Genauigkeit und ein sicheres und fundiertes Fachwissen, damit keine Abrechnungsziffern vergessen oder gar fehlerhaft angesetzt werden.
3. Erstellung von Privatliquidationen
Ähnlich wie bei der Erstellung der HKPs, übernehmen unsere PRAXISINSIDER die Erstellung der Privatliquidation.
4. Gebührenkataloge (BEMA, GOZ, GOÄ)
Die PRAXISINSIDER erstellen die komplette Abrechnung, online oder vor Ort, auf Basis der vorhandenen Dokumentation und der Therapieplanung.
5. Korrespondenz mit Patienten, Versicherungen und K(Z)Ven
Unsere Mitarbeiter übernehmen die Kommunikation mit Krankenkassen, Versicherungen oder Ärztekammern. Auf diese Weise entlasten wir Sie dauerhaft von der zeitraubenden und aufwendigen Bürokratie.
6. Labor-Abrechnung nach BEL und BEB/BEB-Zahntechnik
Wir überprüfen die vorhandenen Laborpositionen und erstellen die Eigenlabor-Rechnung. Nach Bedarf korrigieren und ergänzen wir fehlende Laborpositionen anhand des Behandlungsspektrums. Eine regelmäßige Anpassung der Laborpreise führen wir in Abstimmung mit der Praxis durch. Zudem überprüfen wir die Chairside-Leistungen auf Vollständigkeit und optimieren diese nach Bedarf.
7. Vorbereitung und Übermittlung der Quartalsabrechnung
Ohne Stress zur Quartalsabrechnung? Durch eine gut organisierte Abrechnung können Fehler reduziert werden. Dabei sind vorbereitende Maßnahmen und frühzeitige Kontrollen im Hinblick auf die Quartalsabrechnung besonders wichtig. So werden bereits im Quartalsverlauf Fehler und Unklarheiten im Vorfeld geklärt, sodass die Erstellung der Quartalsabrechnung zum Einreichungstermin stressfrei und reibungslos abläuft. Wir unterstützen Sie dabei.
8. Monatliche Abrechnung ZE/KFB/PAR
Falls Ihre Abrechnungsfachkraft in der Praxis durch Urlaub, Krankheit oder Schwangerschaft ausfällt, übernehmen wir kurzfristig die Monatsabrechnung, sodass Ihre Büroarbeiten normal weiterlaufen.
9. HKP-Nachverfolgung
Wir überblicken Ihr HKP-Management (u.a. Bestellwesen, HKP-Nachverfolgung, von Erstellung über Genehmigung bis zur Umsetzung) und schulen Ihre Mitarbeiter bei Terminvereinbarung und -überwachung.
10. Termin-Management
Mit einer gut durchdachten Behandlungsplanung lässt sich ein Ablaufplan erstellen, in der Termine optimal getaktet und auch parallel gelegt werden können, sodass eine effiziente Raumbelegung mit perfekter Behandler- und Assistenzeinteilung gewährleistet ist.
Sind die technischen Voraussetzungen gegeben, müssen Sie nichts weiter tun. Wir kümmern uns um den reibungslosen Ablauf.
Da die ZA eG durch die Art ihrer Tätigkeit Zugang zu den Patientendaten und sonstigen personenbezogenen Daten der Praxis hat, ist es notwendig, zusätzliche Regelungen zu vereinbaren, die das Verhältnis der Parteien zueinander definieren und insbesondere die Leistungserfüllung seitens der ZA eG klar umgrenzen. Im Folgenden finden Sie die wichtigsten Paragrafen unserer Standard-Vereinbarung bei externer zahnärztlicher Abrechnung:
1. Leistungen und Pflichten der ZA eG; gemeinsames Verständnis zur Organisation der Tätigkeit der ZA eG
Die ZA eG erbringt ihre Leistungen gegenüber der Praxis als deren Gehilfe ohne Verantwortlichkeit gegenüber dem Patienten der Praxis und ohne dass zwischen der ZA eG und den Patienten der Praxis ein Rechtsverhältnis zustande kommt.
Es besteht zwischen den Parteien das gemeinsame Verständnis, dass die Tätigkeit der ZA eG innerhalb der Organisation der Praxis stattfindet, unabhängig davon ob die Unterstützung durch Mitarbeiter vor Ort erfolgt oder mittels der Software Teamviewer. In jedem Fall überwacht die Praxis fortlaufend die Tätigkeit der ZA eG.
2. Datenherrschaft und Datenschutz
Den Parteien dieses Vertrages ist bewusst, dass es sich bei den Daten, die im Zuge der Leistungserbringung durch die ZA eG letztgenannter bekannt werden, um personenbezogene Daten handelt, die darüber hinaus aufgrund ihrer besonderen Sensibilität äußert schutzbedürftig sind.
Die ZA eG erbringt ihre Leistung gegenüber der Praxis aufgrund der organisatorischen Nähe und der unmittelbaren Einbezogenheit in den betrieblichen Ablauf der Praxis als deren bloßer Gehilfe; verantwortlich für den Schutz der personenbezogenen Daten bleibt die Praxis allein. Zur Gewährleistung des Schutzes von personenbezogenen Patientendaten und des Geheimnisschutzes vereinbaren die Parteien das folgende:
a. Überwachung Tätigkeit der ZA eG
Der Praxis obliegt es zur Wahrung des Schutzes der Patientendaten, die Tätigkeit der ZA eG – soweit diese mit personenbezogenen Daten in Verbindung kommt - fortlaufend zu überwachen. Hierbei ist seitens der Praxis zu gewährleisten, dass Mitarbeiter der ZA eG bei Ausführung der geschuldeten Tätigkeit eng mit dem Praxispersonal zusammenarbeiten und sich abstimmen. Die Mitarbeiter der ZA eG unterrichten das Praxispersonal fortlaufend und situationsangemessen über ihre Tätigkeit.
b. Kontrolle der Tätigkeit der ZA eG
Der Praxis obliegt ferner die Kontrolle der Tätigkeit der ZA eG; zwischen den Parteien besteht insoweit das gemeinsame Verständnis, dass die Tätigkeit der ZA eG als eine interne Maßnahme der Praxis zu verstehen ist und somit in gleicher Weise durch die Praxis zu kontrollieren ist.
c. Mitarbeiter der ZA eG
Die ZA eG gewährleistet gegenüber der Praxis, dass nur bestimmte von der ZA eG auf Anforderung im Einzelnen zu benennende Mitarbeiter der ZA eG die geschuldeten Leistungen gegenüber der Praxis erbringen. Sie führt eine fortlaufend aktualisierte Liste mit den Mitarbeitern, die für die Praxis tätig sein können. Die Praxis hat jederzeit das Recht, in diese Liste Einblick zu nehmen.
d. Verpflichtung zum Daten- und Geheimnisschutz
Die ZA eG gewährleistet gegenüber der Praxis, dass sie ihre Mitarbeiter zur Einhaltung der Regelungen zum Daten- und Geheimnisschutz verpflichtet hat. Insbesondere steht die ZA eG dafür ein, dass ihre Mitarbeiter Patientendaten äußerst sensibel behandeln.
Den Mitarbeitern der ZA eG ist bekannt, dass sie sich gemäß § 203 StGB strafbar machen können, wenn sie Patientengeheimnisse oder sonstige relevante personenbezogenen Daten der Praxis missbräuchlich verwenden.
Die ZA eG verfügt über einen Datenschutzbeauftragten, der in Zweifelsfällen von beiden Seiten vertraulich kontaktiert werden kann.
e. Schulung der ZA eG Mitarbeiter
Die ZA eG sichert der Praxis zu, dass sie ihre Mitarbeiter regelmäßig in Fragen des Daten- und Geheimnisschutzes schult und die Teilnahme an den Schulungen nachhält. Auf Wunsch unterrichtet die ZA eG die Praxis über Termin und Inhalte der Schulungen.
f. Keine Aufzeichnung der Unterstützungsleistungen
Die ZA eG wird hinsichtlich der von ihr gewünschten Unterstützungsleistungen keine Aufzeichnungen vornehmen bzw. reproduzierbare Datenspeicherungen durchführen. Soweit lediglich aus technischen Gründen und aus Gründen der Ordnungsgemäßheit der Maßnahmen eine Speicherung stattfinden muss, erklärt sich die Praxis damit einverstanden.
g. Löschung von Daten
Soweit es im Sinne von Ziffer III.2.f. zu einer technisch notwendigen Speicherung von personenbezogenen Daten kommt, verpflichtet sich die ZA eG, unmittelbar mit Beendigung ihrer Unterstützungsleistung diese wieder unwiderruflich zu löschen.
h. Technische und organisatorische Maßnahmen zur Wahrung des Daten- und Geheimnisschutzes
Die ZA eG hat zur Gewährleistung des Daten- und Geheimnisschutzes technische und organisatorische Maßnahmen implementiert. Diese ergeben sich aus der diesem Vertrag beigefügten Anlage.
Bei Fragen rund um zahnärztliche Abrechnung, Factoring oder Coaching melden Sie sich gerne – wir sind für Sie da:
