„Oh Gott – kommen Sie mir nicht mit diesem Thema!“
Immer wieder treffe ich auf PraxisinhaberInnen, die beim Thema Personalgespräche am liebsten sofort das Thema wechseln möchten.
Ihre Gründe, warum sie keine Personalgespräche mehr führen wollen, sind vielfältig:
„Das haben wir alles schon gemacht und nichts kommt dabei rum.“, „Ich weiß gar nicht, wie ich das in meinem Praxisalltag auch noch unterbringen soll.“ oder
„Von den MitarbeiterInnen kommt keine Reaktion, wenn man sie fragt, wie sie sich weiterentwickeln wollen oder was man im Praxisalltag ändern sollte.“
Auf den ersten Blick betrachtet sind die Gründe, die gegen die Durchführung von jährlichen Personalgesprächen sprechen durchaus verständlich.
Dennoch sollte jede/r PraxisinhaberIn dieses Thema nicht achtlos beiseiteschieben. Denn wirklich effizient geführte Personalgespräche haben nicht nur einen positiven Einfluss auf Ihr Praxisteam, sondern auch auf den Erfolg Ihrer Praxis.
Sie führen zu
- mehr Motivation
- mehr Engagement und
- gezielter MitarbeiterInnenentwicklung.
Effiziente geführte Personalgespräche wirken sich zudem positiv
- auf das Teambuilding,
- die MitarbeiterInnenbindung und
- den Praxiserfolg aus.
Meine Empfehlung ist daher immer, die jährlichen Personalgespräche nicht als Zusatzarbeit anzusehen, sondern den größtmöglichen Nutzen für ALLE Beteiligten aus den Gesprächen zu generieren. Personalgespräche sollten als ein echtes Investment in die Zukunft der MitarbeiterInnen und der Praxis angesehen werden.
Außerdem bieten sie einmal im Jahr die Möglichkeit, dass ein intensiver Austausch zwischen PraxisinhaberIn und dem/der MitarbeiterIn stattfinden kann, in dem beide Seiten Themen in Ruhe austauschen können, um mehr voneinander zu erfahren.
Was ist also zu tun, um die jährlichen Personalgespräche zu einem echten Erfolg für beide Seiten zu machen?
Zwei wichtige Grundlagen vorab:
- MitarbeiterInnen brauchen definierte Ziele und klare Vorgaben für ihre tägliche Arbeit. Diese sollte man ihnen allerdings NICHT im stressigen Praxisalltag zwischen zwei Behandlungen zurufen, sondern in einem gemeinsamen Gespräch, in dem man sich Zeit nimmt, um die individuellen Ziele zu kommunizieren und die Erwartungen, die man an den Mitarbeitenden hat.
- MitarbeiterInnen wollen entwickelt und gefördert werden – auch wenn sie dies nicht immer kommunizieren. Als PraxisinhaberIn empfiehlt es sich daher Entwicklungsmöglichkeiten für die einzelnen MitarbeiterInnen aktiv anzubieten. Diese können in Form von Fort- und Weiterbildungen angeboten werden oder durch eine neue Position/neue Aufgabengebiete innerhalb des Praxisteams.
Wie werden Personalgespräche zu einem echten Erfolg für beide Seiten?
Damit Personalgespräche erfolgreich sind, sollten sie immer geplant und vorbereitet werden – und zwar von beiden Gesprächsparteien.
Den einzelnen MitarbeiterInnen zwischen zwei Behandlungen zuzurufen „Wir machen nächste Woche Dienstag nach Feierabend Dein jährliches Personalgespräch – bereite mal was vor.“ ist nicht nur von der Art und Weise der Bekanntgabe, sondern auch vom gewählten Gesprächs-Zeitpunkt eher unglücklich.
Warum? Der Mitarbeitende fühlt sich von dieser Ankündigung vermutlich völlig überrumpelt, hat keine Lust nach Feierabend länger zu bleiben, für ein Gespräch, dass ihm in den letzten Jahren nie etwas gebracht hat. Zudem weiß er nicht mal, was er eigentlich dafür vorbereiten soll. Um nichts falsch zu machen und das Gespräch schnell hinter sich zu bringen, sagt die/der Mitarbeitende dann im Gespräch auf die Frage, ob er/sie noch Punkte hat „Ich habe gar nichts – alles super.“
WICHTIG: Um ein Personalgespräch vorzubereiten, müssen beide Gesprächsparteien die Erwartungen kennen. Dazu braucht es vorab eine transparente Kommunikation.
Der/die PraxisinhaberIn schaut in Vorbereitung auf das jeweilige Personalgespräch, was im letzten Jahr gut lief, und hält fest, bei welchen Themen es noch Entwicklungsmöglichkeiten für den/die MitarbeiterIn gibt. Zudem sollte sich der/die PraxisinhaberIn überlegen, wie das jeweilige Teammitglied im nächsten Jahr weiterentwickelt werden könnte, z. B. durch bestimmte Fortbildungen oder die Übernahme neuer Aufgaben. Die individuellen Ziele müssen im Gespräch dann transparent kommuniziert werden, damit die individuellen Erwartungen bekannt sind.
Die klare Vorgabe von Zielen und Entwicklungsmöglichkeiten hat den Vorteil, dass PraxisinhaberInnen ihre Teams so entwickeln können, dass sie zum einen den größtmöglichen Nutzen für die Praxis bringen, zum anderen können durch die Weiterentwicklung von Mitarbeitenden auch mehr Themen delegiert werden, die bisher noch viel Zeit und Kapazitäten beim/bei der PraxisinhaberIn binden.
Aber auch der/die Mitarbeiter/in sollte aktiv dazu aufgefordert werden, Themen vorzubereiten, die im Personalgespräch besprochen werden.
Mitarbeitende sollten zudem dazu ermutigt werden Ideen und Vorschläge einzubringen und Prozesse aktiv mitzugestalten. Das werden sie aber nur tun, wenn sie wissen, dass dies ausdrücklich erwünscht ist und von ihnen erwartet wird. Ihnen muss erklärt werden, warum man regelmäßig Personalgespräche durchführt und welchen Mehrwert sie für beide Seiten haben.
Daher ist es auch wichtig, dass PraxisinhaberInnen ihre Erwartungen und Ziele regelmäßig ins Team kommunizieren (z. B. in Teammeetings).
Meine Erfahrung ist: wenn Mitarbeitende wissen, was von ihnen erwartet wird, wenn kommuniziert wurde, dass ihre Meinung gefragt ist und sie Themen und Prozesse in der Praxis aktiv mitgestalten dürfen, dann bereiten sie sich auch entsprechend vor und gestalten das Personalgespräch - und langfristig auch den Praxisalltag mit.
Sie sollten allerdings wissen: um dorthin zu kommen, dass alle sich vorbereiten und einbringen, ist ein Prozess. Es ist die gemeinsame Bereitschaft und Verpflichtung Themen aktiv auszutauschen, weiterzuentwickeln und voranzutreiben – und das muss geübt werden.
Damit Personalgespräche erfolgreich werden, empfiehlt es sich zudem einmal im Jahr feste Zeiten einzuplanen, in denen die Gespräche stattfinden. Wann genau diese dann stattfinden, ist immer praxisabhängig. Manche PraxisinhaberInnen planen einzelne Stunden an verschiedenen Tagen ein, andere planen ganze Arbeitstage ein, die nur für die Personalgespräche geblockt sind. Wichtig ist, dass jede/r PraxisinhaberIn die Zeiten für die Personalgespräche so plant und terminiert, dass sie ohne Stress realisierbar sind. Denn geht man gestresst in die Gespräche fehlt meist die Basis für einen wertschätzenden Austausch und das nötige Interesse am jeweiligen Mitarbeitenden.
Nehmen Sie sich Zeit für Ihre Mitarbeitenden und die Gespräche. Oft bieten diese Gespräche auch die Möglichkeit mehr über Ihr Teammitglied zu erfahren.
Warum sollten PraxisinhaberInnen mindestens einmal im Jahr Personalgespräche durchführen?
- Personalgespräche geben die Möglichkeit für eine bestimmte Zeit den Fokus nur auf eine/n MitarbeiterIn zu legen (sie werden überrascht sein, was Sie in dieser Zeit alles von Ihrem Teammitglied erfahren können)
- Personalgespräche bieten die Möglichkeit Themen zu besprechen, für die im Praxisalltag oftmals keine Zeit ist (und Teammitglieder wünschen sich alle mehr Zeit und mehr Wertschätzung des Chefs)
- Personalgespräche geben die Möglichkeit dem Mitarbeitenden ein detailliertes Feedback zur Arbeitsleistung im vergangenen Jahr zu geben (Was lief besonders gut? Wo gibt es noch Entwicklungsmöglichkeiten? Welche individuellen Ziele gibt es für den Mitarbeitenden?)
- Personalgespräche bieten die Möglichkeit die praxisinternen Ziele und Werte (sofern vorhanden) in den Fokus zu stellen und dem Mitarbeitenden eine Rückmeldung zu geben, wie er/sie diese Ziele und Werte im Praxisalltag umsetzt und vorlebt. Der Vorteil von definierten Praxiszielen und Werten ist, dass PraxisinaberIn und das Team wissen, wohin die Reise für die Praxis geht. Alle kennen die Ziele und können zusammen an der Erreichung dieser arbeiten - jeder Mitarbeitenden im Rahmen seiner eigenen vorgegebenen Ziele. Das schafft nicht nur mehr Teamgeist, sondern motiviert das Team diese Ziele gemeinsam zu erreichen und bindet MitarbeiterInnen an Ihre Praxis.
Wenn Sie Ziele für Ihre MitarbeiterInnen definieren, dann können Themen besser delegiert werden, d.h. PraxisinhaberInnen haben die Möglichkeit Themen abzugeben, MitarbeiterInnen zu entwickeln und damit eine nachhaltige Entlastung für die eigene Arbeit herbeizuführen.
Neben einer transparenten Praxiskommunikation zum Thema Personalgespräche, empfiehlt es sich standardisierte Personal-Feedbackbögen im Multiple-Choice-Verfahren für die Personalgespräche zu nutzen. Diese unterstützen den/die PraxisinhaberIn und die MitarbeiterIn dabei, sich im Personalgespräch an Themen und Bewertungspunkten zu orientieren und diese gezielt und zügig abzuarbeiten.
Fakt ist: das Vor- und Nachbereiten sowie die Durchführung der einzelnen Personalgespräche kostet Zeit – und Zeit ist im Praxisalltag ein rares Gut.
Aber es lohnt sich diese Zeit zu investieren. Wenn die praxisinterne Kommunikation zum Thema transparent ist, wenn die jährlichen Personalgespräche ein fester Bestandteil sind und alle Teammitglieder wissen, dass letztlich alle von den Gesprächen profitieren können, dann werden die Gespräche ein echter Erfolg. Sie werden ein motivierteres und engagierteres Team haben, dass Aufgaben und Ziele gemeinsam vorantreibt, und Sie werden für Ihre eigene Arbeit nachhaltige Entlastung erfahren.
Tipps und Hilfestellungen zur Organisation und Durchführung von Personalgesprächen sowie die Bereitstellung von individuellen, praxiseigenen Personal-Feedbackbögen, erhalten Sie auf Anfrage gerne bei mir. Weitere Informationen unter www.die-praxiskommunikation.de